Whistleblowing

INFRAGEST si è dotata di un sistema informatico per la gestione di whistleblowing, che permette di comunicare all’azienda potenziali violazioni in maniera del tutto anonima o riservata (a discrezione del segnalante), garantendo protezione contro ogni forma di ritorsione o discriminazione. In linea con le previsioni del Sistema Anticorruzione e del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs 231/01, sono disponibili anche canali di segnalazione alternativi via e-mail o posta ordinaria. Tutti hanno la possibilità di contattare la INFRAGEST: dipendenti, partner, clienti, fornitori, consulenti, collaboratori, soci e, più in generale, chiunque sia in relazione d’interessi con la INFRAGEST SRL; quest’ultima assicura l’analisi di tutte le segnalazioni ricevute e la raccolta di elementi oggettivi finalizzati all’adozione di misure che correggano le violazioni emerse. Il segnalante sarà sempre informato dell’esito delle investigazioni su quanto da lui riportato. I risultati delle analisi sono anche oggetto di informativa verso gli organi di governance e di controllo dell’azienda. Il whistleblowing non riguarda doglianze di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento alle procedure di competenza del Servizio. Per “whistleblowing” si intende qualsiasi segnalazione, presentata a tutela dell’integrità della Società, di condotte illecite o di violazioni del Codice Etico, delle procedure interne adottate dal dalla azienda, fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, di cui i Destinatari siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e devono essere circostanziate con informazioni precise in modo da risultare facilmente verificabili. In linea generale, INFRAGEST SRL esorta i propri dipendenti a risolvere eventuali controversie lavorative, ove possibile, attraverso il dialogo, anche informale, con i propri colleghi e/o con il proprio responsabile diretto. Le segnalazioni devono essere fatte con spirito di responsabilità, avere carattere di interesse per il bene comune, rientrare nelle tipologie di non conformità per cui il sistema è stato implementato.

Procedura di segnalazione

Il whistleblower deve fornire tutti gli elementi utili a consentire al Referente di INFRAGEST SRL, di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione.

A tal fine, la segnalazione deve preferibilmente contenere i seguenti elementi:

generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito dell’azienda;
una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
se conosciute, le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il servizio in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Tutela e responsabilità del Segnalante

Nessuna ritorsione o discriminazione, diretta o indiretta, può derivare in capo a chi abbia in buona fede effettuato una segnalazione. Inoltre, sono previste sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante. Sono previste sanzioni nei confronti del segnalante, ove possibile, nel caso di segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave o che si dovessero rivelare false, infondate, con contenuto diffamatorio o comunque effettuate al solo scopo di danneggiare la Società, il segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione. La Società potrà inoltre intraprendere le opportune iniziative anche in sede giuridica.

Tutela del Segnalato

La segnalazione non è sufficiente ad avviare alcun procedimento disciplinare verso il segnalato. Qualora, a seguito di concreti riscontri acquisiti a riguardo della segnalazione, si decida di procedere con l’attività istruttoria, il segnalato potrà essere contattato e gli verrà assicurata la possibilità di fornire ogni eventuale e necessario chiarimento.

Gestione della segnalazione

Le segnalazioni sono soggette al seguente iter istruttorio.

Analisi preliminare

Il ricevente si impegna a fornire un primo riscontro al segnalante entro 30 giorni. In particolare, le segnalazioni saranno oggetto di analisi preliminare svolta Responsabile della prevenzione della corruzione al fine di verificare la presenza di dati ed informazioni utili a valutare la fondatezza della segnalazione.

Nello svolgimento della suddetta analisi il Responsabile della prevenzione della corruzione potrà avvalersi – per specifici aspetti trattati nelle segnalazioni e qualora ritenuto necessario – del supporto di professionisti esterni (legale, commercialista, consulente del lavoro etc), e potrà richiedere ulteriori informazioni e/o documentazione al segnalante. Qualora a conclusione della fase di analisi preliminare emerga l’assenza di elementi sufficientemente circostanziati o l’infondatezza dei fatti richiamati, la segnalazione sarà archiviata con le relative motivazioni. Laddove, a seguito delle analisi preliminari emergano o siano comunque desumibili elementi utili e sufficienti per valutare fondata la segnalazione, verrà avviata la successiva fase degli approfondimenti specifici.

Approfondimenti specifici

Il Responsabile della prevenzione della corruzione provvederà a:

avviare le analisi specifiche avvalendosi, se ritenuto opportuno, delle strutture competenti della Società o di esperti e periti esterni ala azienda;
concordare con il management responsabile della funzione interessata dalla segnalazione, l’eventuale “action plan” necessario per la rimozione delle debolezze di controllo rilevate;
concordare con il legale Rappresentate della Azienda, eventuali iniziative da intraprendere a tutela degli interessi della stessa (ad es. azioni giudiziarie, sospensione/cancellazione di fornitori dall’Albo fornitori, allontanamento del dipendente, etc);
richiedere, se possibile, l’avvio di un procedimento disciplinare nei confronti del segnalante, nel caso di segnalazioni in relazione alle quali siano accertate la malafede del segnalante e/o l’intento meramente diffamatorio, eventualmente confermati anche dalla infondatezza della stessa segnalazione;
alla conclusione dell’approfondimento svolto, sottoporre i risultati alla valutazione della Direzione del Personale, dell’Organismo di Vigilanza, a seconda dell’oggetto della segnalazione, affinché vengano intrapresi i più opportuni provvedimenti;
concludere l’istruttoria in qualunque momento se, nel corso dell’istruttoria medesima, sia accertata l’infondatezza della segnalazione, fatto salvo quanto previsto sub g);
concordare con l’Organismo di Vigilanza eventuali iniziative da intraprendere prima della chiusura della segnalazione stessa.

Le attività sopra descritte non sono necessariamente svolte in maniera sequenziale.

Report periodico

Almeno con cadenza trimestrale sarà fornito un report riepilogativo delle segnalazioni pervenute all’ Organismo di Vigilanza. Tale report contiene gli esiti delle analisi, inclusa l’adozione (o la mancata adozione) di provvedimenti disciplinari.

Conservazione della documentazione e tutela della Privacy

Al fine di garantire la gestione e la tracciabilità delle segnalazioni e delle relative attività Responsabile della prevenzione della corruzione cura l’archiviazione di tutta la documentazione di supporto della segnalazione per un periodo di 2 anni dalla chiusura della segnalazione. Gli eventuali dati personali e sensibili contenuti nella segnalazione, incluse quelle relative alla identità del segnalante o di altri individui, verranno trattate nel rispetto delle norme per la protezione dei dati personali e della Policy GDPR adottata dalla Società.

Aggiornamento della Policy

La policy e la procedura saranno oggetto di revisione periodica per garantire il costante allineamento alla normativa di riferimento nonché in funzione dell’operatività e della esperienza maturata.

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